Зачем нужен корпоративный портал?
Наши клиенты часто сталкиваются с одними и теми же трудностями:
- не всегда легко наладить контакт между двумя бизнес-подразделениями;
- сложно собрать вместе сотрудников чтобы обсудить рабочий вопрос,
особенно если сотрудники территориально удалены;
- сотрудники с завидным постоянством «теряют» важные документы;
- куча версий файлов с именами заканчивающимися на «версия12» или даже «вариант32»;
- ворох заявок на столе ответственного сотрудника, будь то представитель ИТ-службы,
секретарь или специалист службы по работе с просроченной задолженностью;
- заявки исполняются с опозданием а порой и вовсе теряются;
- просроченные задачи, нарушенные сроки проектов...
Во всех случаях крайне затруднительно понять, где нарушен бизнес-процесс.
И вместо объективного разбора ситуации и нужной оптимизации бизнес-процесса
компания продолжает неэффективно расходовать ресурсы.
Как можно помочь нашим клиентам упростить взаимодействие и добавить прозрачности в их бизнес-процессы?
Для решения этой задачи наша компания предлагает корпоративный портал на базе Kablink Vibe.
Что это такое?
Kablink Vibe - это портал для коллективной работы, основанный на web-технологиях.
Установив это решение компания получает все необходимые инструменты для полноценной коллективной работы:
- календари и списки задач (общие и личные);
- форумы, в которых удобно обсуждать рабочие вопросы между подразделениями;
- блоги, где каждый сотрудник может публиковать свои статьи;
- энциклопедии wiki, в которых очень удобно формировать базу знаний подразделения и компании в целом;
- фотогалереи, в которых можно размещать как фотографии с корпоративного торжества, так и выкладывать фотоотчет по очередному проекту;
- совместную работу с документами, где можно размещать приказы и прочие документы;
- управление проектами с делением на этапы и задачи;
- средства для настройки рабочих областей под нужды подразделения, в том числе разграничение прав доступа.
Календари и задачи помогут не забыть важное!
С помощью совместных календарей удобно планировать как свои личные встречи,
так и встречи групп сотрудников в рамках рабочего проекта.
Задача может быть назначена самому себе или коллеге: например, в ИТ-отдел на обслуживание
компьютера или предоставление доступа к Интернет.
Руководитель может ставить задачи сразу всем своим подчинённым или некоторым. При этом
ответственный сотрудник получит уведомление о назначенном задании на электронную почту.
У каждой задачи есть срок начала и конца действия, поэтому руководитель сразу увидит,
выполнил ли сотрудник важную задачу в срок.
Каждый сотрудник всегда может посмотреть в одном окне все свои задачи, события
и мероприятия: все задачи как на ладони и не потеряются.
Форумы, блоги, энциклопедии: зачем это?
Как применить эти технологии в бизнесе не сразу понятно: блоги, форумы и wiki в понимании
большинства бизнесменов - это вариант развлечения для молодежи.
Здесь стоит напомнить, что любой инструмент можно применять с пользой.
Например, попадали ли Вы в ситуацию, когда решение простой задачи откладывалось из-за
невозможности быстро собрать информацию от нескольких сотрудников?
Или ситуация, когда на работу в компанию принят новый сотрудник. Обычно нового сотрудника обучает линейный руководитель.
А это значит, что на время обучения нового сотрудника из рабочего процесса выпадает квалифицированный руководитель.
Сколько времени компания может позволить себе нести подобные затраты?
Наши клиенты применяют дискуссионные форумы и блоги для того, чтобы быстро обсудить проблему не отходя от рабочего места. Это удобно, когда сотрудники территориально находятся в разных местах. Кроме того, остается история дискуссии, которую всегда можно поднять в конфликтной ситуации.
Энциклопедии wiki - незаменимый инструмент, который поможет создать базу знаний по рабочему вопросу и способу его решения. На страницах энциклопедии wiki можно разместить видеоинструкции, текстовые инструкции с картинками - и обучающий портал готов! Обучение новых сотрудников потребует меньше внимания со стороны линейного руководителя, его основная задача при этом будет сведена к аттестации и проверке полученных знаний.
Совместная работа над документами.
Корпоративный портал позволяет сотрудникам совместно работать над текстом документа.
По мере редактирования портал запоминает кто и какую версию документа создал,
позволяя при необходимости вернуться к предыдущей версии.
Корпоративный портал Kablink Vibe интегрирован с офисными приложениями пакета с OpenOffice, что
устраняет необходимость предварительного сохранения документа на локальный диск:
документ можно редактировать прямо из портала.
Управление проектами.
В корпоративном портале применяется трехуровневая модель управления проектами.
Так, любой набор задач можно объединить в этапы проекта и контролировать ход выполнения каждого этапа.
Этапы, в свою очередь, объединяются в проекты. Проекты позволяют контролировать общий прогресс выполнения.
В результате руководитель компании всегда знает состояние дел по проектам,
руководитель подразделения - по своему этапу, а рядовой сотрудник - по своим задачам.
Cколько это стоит? Какие лицензии нужны? Что потребуется для работы?
Корпоративный портал Kablink Vibe - это свободно распространяемое программное обеспечение.
Это значит, что платить за лиценции не нужно.
Кроме того, для работы с корпоративным порталом
сотрудникам компании достаточно обычного web-браузера: нет нужды ставить дополнительные программы на компьютер.
Что дальше?
Вы решили подробнее познакомиться с корпоративным порталом и внедрить его?
Отличная идея и стратегически правильное решение!
Наши специалисты установят все необходимое программное обеспечение,
помогут Вашим ИТ-специалистам ввести его в эксплуатацию, настроят на взаимодействие
с корпоративным почтовым сервером.
Если ИТ-специалистов нет, наши специалисты сделают все сами.
После этого мы передадим самое ценное, что у нас есть: технологии работы с корпоративным порталом,
которые мы наработали за несколько лет освоения этого замечательного решения.
Но на этом наша совместная работа не заканчивается. Вашим сотрудникам потребуется помощь и консультации в работе. Поэтому после внедрения мы возьмем сервер с корпоративным порталом на сопровождение и будем выполнять поддержку пользователей, резервное копирование данных, доработку и настройку портала по Вашим заявкам.
Остались вопросы?
Мы всегда готовы ответить на любые Ваши вопросы. Пишите: info@itexpert24.ru
